Setembro de 2020 – Instruções Normativas
Seleção de importantes Instruções Normativas em setembro de 2020.
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OBJETIVOS
A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais tem como propósito fornecer orientações sobre o gerenciamento das atividades e operações de tratamento de dados pessoais existentes no Instituto Brasil Logística – IBL.
A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais se insere em um conjunto amplo de elementos que integram o programa de compliance e deve ser lida e interpretada a partir do conjunto de documentos e normativos que compõem a estrutura do programa de compliance do Instituto Brasil Logística - IBL.
O presente instrumento define os termos relevantes para o tratamento de dados pessoais que se encontram em posse do IBL.
Fundamentando-se em princípios éticos como a transparência, a prestação de contas e a boa-fé, assim como objetivando dissipar a possibilidade do uso indevido de dados, o presente instrumento tem um importante papel na manutenção da conformidade e adequação às normas das atividades desenvolvidas pelo IBL no que se refere a qualquer tipo de gerenciamento de dados pessoais.
O IBL poderá alterar o teor desta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, a qualquer momento, conforme sua necessidade, bem como para adequação e conformidade com as disposições legais vigentes ou normas que tenha força jurídica equivalente.
GLOSSÁRIO
AGENTES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: O controlador e o operador de dados pessoais.
ANONIMIZAÇÃO: Utilização de meios técnicos, razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados pessoais, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo. O dado anonimizado não é considerado dado pessoal para os fins da LGPD.
AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (ANPD): Órgão responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD em todo território nacional.
A ANPD foi instituída pela LGPD como órgão da administração pública federal com autonomia técnica, integrante da Presidência da República, definido a sua natureza como transitória e passível de transformação pelo Poder Executivo em entidade da administração pública federal indireta, submetida a regime autárquico especial e vinculada à Presidência da República.
CONTROLADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
DADOS PESSOAIS: Informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável. Também são considerados dados pessoais aqueles utilizados para formação do perfil comportamental de determinada pessoa natural.
DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS: Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico quando vinculado a pessoa natural.
ENCARREGADO: Pessoa física ou jurídica indicada pelo Agente de Tratamento para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (LGPD): Diploma normativo (Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios digitais ou físicos realizados por pessoa natural ou por pessoa jurídica, de direito público ou privado, tendo como objetivo defender os titulares de dados pessoais e ao mesmo tempo permitir o uso dos dados para finalidades diversas, equilibrando interesses e harmonizando a proteção da pessoa humana com o desenvolvimento tecnológico e econômico.
OPERADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.
TERCEIRO: É toda pessoa física ou jurídica contratada pelo IBL para desenvolver ou auxiliar no desenvolvimento de suas atividades, tanto na qualidade de fornecedores de bens ou serviços, como de parceiros comerciais.
TITULAR DE DADOS PESSOAIS (TITULAR): Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS (TRATAMENTO): Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
DESTINATÁRIOS
A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais se aplica a todos os colaboradores do IBL que estão de alguma forma envolvidos direta ou indiretamente nas atividades relacionadas ao tratamento de dados realizados pelo instituto ou por terceiros, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas que atuam em nome do IBL em operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no escopo das atividades conduzidas pelo IBL.
PRINCÍPIOS
O Instituto Brasil Logística – IBL, no exercício de suas atividades institucionais, atuará em conformidade com os princípios basilares de proteção de dados pessoais, a exemplo:
- FINALIDADE: O IBL realizará o tratamento de dados pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular de dados pessoais, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades.
- ADEQUAÇÃO: O IBL realizará o tratamento de dados pessoais de forma compatível com as finalidades informadas ao titular de dados, e de acordo com o contexto do tratamento.
- NECESSIDADE: O tratamento de dados pessoais realizado pelo IBL será limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento.
- LIVRE ACESSO: O IBL garantirá aos titulares de dados pessoais a consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados.
- QUALIDADE DOS DADOS: O IBL garantirá, aos titulares de dados pessoais, a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
- TRANSPARÊNCIA: O IBL garantirá, aos titulares de dados pessoais, informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento de dados pessoais.
- SEGURANÇA: O IBL utilizará medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.
- PREVENÇÃO: O IBL adotará medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais.
- NÃO DISCRIMINAÇÃO: O IBL garantirá a impossibilidade de realização do tratamento de dados pessoais para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos.
- RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: O IBL se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, e a eficácia dessas medidas.
DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS
O IBL, no contexto das suas atividades de tratamento de dados pessoais, reforça o seu compromisso de respeito aos direitos dos titulares de dados pessoais, quais sejam:
- DIREITO À CONFIRMAÇÃO DA EXISTÊNCIA DO TRATAMENTO: o titular de dados pessoais pode questionar, junto ao IBL, se há a realização de operações de tratamento relativos aos seus dados pessoais.
- DIREITO DE ACESSO: o titular de dados pessoais pode solicitar e receber uma cópia de todos os dados pessoais coletados e armazenados.
- DIREITO DE CORREÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a correção de dados pessoais que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados.
- DIREITO DE ELIMINAÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a exclusão de seus dados pessoais de bancos de dados geridos pelo IBL, salvo se houver um motivo legítimo para a sua manutenção. Na hipótese de eliminação, o IBL se reserva o direito de escolher o procedimento de eliminação empregado, comprometendo-se a utilizar meio que garanta a segurança e evite a recuperação dos dados.
- DIREITO DE SOLICITAR A SUSPENSÃO DE TRATAMENTO ILÍCITO DE DADOS PESSOAIS: a qualquer momento, o titular de dados pessoais poderá requisitar do IBL a anonimização, bloqueio ou eliminação de seus dados pessoais que tenham sido reconhecidos por autoridade competente como desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;
- DIREITO DE OPOSIÇÃO A UM TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: nas hipóteses de tratamento de dados pessoais não baseadas na obtenção do consentimento, o titular de dados pessoais poderá apresentar ao IBL uma oposição, que será analisada a partir dos critérios presentes na LGPD.
- DIREITO À REVOGAÇÃO DO CONSENTIMENTO: o titular de dados pessoais tem direito a revogar o seu consentimento. Entretanto, ressalta-se que isso não afetará a legalidade de qualquer tratamento realizado antes da retirada.
DAS ATIVIDADES DE TRATAMENTO DE DADOS DESENVOLVIDAS PELO IBL
No decorrer das suas atividades institucionais, os colaboradores do IBL se deparam duas vezes com a necessidade do uso de tratamento de dados para o alcance de seus objetivos, são elas:
- A utilização de base de dados com informações pessoais para a gestão, planejamento e convocação de voluntários/colaboradores do programa “IBL Social”.
- Utilização de base de dados para transmissão de conteúdos desenvolvidos pelo Instituto com o objetivo de disseminar notícias, artigos, projetos e eventos desenvolvidos pelo IBL.
PROCESSOS DE TRATAMENTOS DE DADOS DESENVOLVIDOS PELO IBL
Com o propósito de adequar os seus processos de tratamentos de dados em conformidade com a LGPD e outras leis ou normas com determinações jurídicas equivalentes, o IBL desenvolveu o roteiro de adequação as normas de proteção de dados, documento pelo qual os ENCARREGADOS pela gestão dos dados em posse do Instituto deverão obedecer, de maneira irrestrita, quando do tratamento de dados pessoais.
ROTEIRO DE ADEQUAÇÃO AS NORMAS DE PROTEÇÃO DE DADOS
- Das disposições relacionadas ao gerenciamento dos dados pessoais do programa de Voluntariado do Instituto Brasil Logística - IBL.
- Todos os dados pessoais dos voluntários cadastrados de maneira espontânea no programa deverão estar armazenados em uma única base de dados, dotada de alto grau de segurança e manuseada apenas pelo colaborador responsável pelo Programa de Voluntariado do IBL;
- Esta base de dados deverá ser, única e exclusivamente, utilizada para a convocação de voluntários, não podendo ser utilizada para fins comerciais, de divulgação ou qualquer outro;
- Deverá constar na página de cadastramento de voluntários um botão de confirmação que indica, de maneira clara e objetiva, a permissão de uso dos dados cadastrados para os fins mencionados no item “b”;
- O voluntário cadastrado, titular dos dados, poderá, a qualquer momento, consultar as suas informações, solicitar alterações, complementos e até mesmo à exclusão de dados pontuais ou de seu cadastro completo da base de dados, devendo o IBL atender a este pedido imediatamente, a partir do conhecimento desta solicitação;
- Das disposições relacionadas ao gerenciamento dos dados relacionados à transmissão de conteúdos desenvolvidos pelo instituto.
- A base de dados deverá ser utilizada, única e exclusivamente, para a divulgação de notícias, materiais, projetos e eventos desenvolvidos pelo IBL ou que conte com sua participação, não podendo ser utilizada para fins comerciais ou qualquer outro fim senão o anteriormente citado;
- Esse modelo de transmissão de conteúdo deverá ocorrer apenas através dos e-mails;
- Deverá constar ao final de cada e-mail enviado um botão com opção de cancelamento de envios de materiais futuros, onde o titular dos dados, receptor dos conteúdos enviados pelo IBL, poderá requerer o encerramento de envios futuros;
- Os titulares dos e-mails cadastrados poderão, a qualquer momento, consultar as suas informações, solicitar alterações, complementos e até mesmo à exclusão de dados pontuais ou de seu cadastro da base de dados do instituto, devendo o IBL atender a este pedido imediatamente, a partir do conhecimento desta solicitação.
Reitera-se que todas as informações fornecidas por pessoas físicas e/ou jurídicas serão armazenadas em banco de dados próprio do Instituto Brasil Logística - IBL, sendo utilizadas única e exclusivamente para os fins específicos aos quais foram destinados, podendo haver a exclusão do cadastro a qualquer momento, a pedido do titular, nos termos do presente instrumento.
A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais é mais um elemento que integra o programa de compliance do Instituto Brasil Logística - IBL e é de observância e cumprimento obrigatório por seus colaboradores.
Versão Outubro de 2021